Sistem vodenja in merjenja kakovosti

• Opis sistema vodenja in merjenja kakovosti
• Dokumentacija
• Poslovnik kakovosti
• Obvladovanje dokumentov in podatkov
• Spreminjanje dokumentov
• Analiza merjenja kakovosti in izboljšave

Opis sistema vodenja in merjenja kakovosti

S sistem vodenja kakovosti obravnavamo in nadzorujemo:

• temeljne procese in njihovo medsebojno povezanost tako z vidika vpliva teh procesov na zadovoljstvo študentov, na zdravje in varnost zaposlenih ter njihovo zadovoljstvo, na širšo družbeno skupnost in odgovornost do družbe,
• kriterije in metode za zagotovitev ustreznega delovanja in nadzora učinkovitosti procesov, vključno z merjenjem in analiziranjem procesov ter na osnovi tega ustreznim ukrepanjem za doseganje planiranih rezultatov,
• zagotovitev ustreznih virov in informacij za podporo delovanja ter nadzora procesov in njihovega nenehnega izboljševanja.

Sistem vodenja kakovosti velja za vse dejavnosti samostojnega visokošolskega zavoda VŠGI.
Na VŠGI smo v postopkih poteka procesov zagotovili nadzor izvajanja in merjenje učinkovitosti posameznih procesov, kar nam omogoča njihovo analiziranje in nenehno izboljševanje. Ukrepe, postopke in strategijo za stalno izboljševanje kakovosti obravnava in potrjuje senat, za njihovo izvajanje in zagotavljanje pa je zadolžena komisija za kakovost.

Postopki za spremljanje in zagotavljanje kakovosti opredeljujejo vlogo vseh zaposlenih ter študentov na VŠGI.

Z namenom zagotovitve skladnosti z zahtevami in pričakovanji študentov, zaposlenih in gospodarskih partnerjev izvajamo redni nadzor nad izvajanjem naših storitev ter periodično ugotavljanje zadovoljstva (neposredno ali skozi posredno določene kazalce). Z notranjimi presojami in vodstvenim pregledom ugotavljamo skladnost in učinkovitost sistema kakovosti in iščemo priložnosti za njegovo izboljševanje.
Razvoj sistema vodenja kakovosti načrtujemo z letnim delovnim načrtom VŠGI, v katerem opredelimo cilje, strokovne usmeritve in način dela vodenja kakovosti. Upravni odbor VŠGI predlaga letni delovni načrt v potrditev senatu. Letni delovni načrt VŠGI obravnava in izglasuje senat VŠGI.

Senat obravnava tudi poročilo o realizaciji letnega delovnega načrta. Omenjeno poročila mdr. vsebuje redno poročilo komisije za kakovost in samoevalvacijsko poročilo za preteklo študijsko leto. Ugotovitve iz samoevalvacijskega poročila se uporabljajo pri sprotnem sprejemanju nadaljnjih odločitev in ukrepov za izboljšanje izobraževalnega, raziskovalnega in strokovnega dela z namenom razvoja kakovosti na celotnem visokošolskem zavodu in na vseh stopnjah izobraževanja. Izsledki samoevalvacijskega poročila so javno dostopni v elektronski obliki.

Pri izdelavi letnega delovnega načrta upoštevamo ustrezno zakonodajo in predpise. Uspešnost izvajanja letnega delovnega načrta sproti preverjamo in ga po potrebi izboljšujemo. Spremembe upoštevamo pri izdelavi načrta za naslednje leto.

Komisija za kakovost spremlja in analizira:

• uspešnost študentov,
• obremenitev študentov, predavateljev in drugih zaposlenih,
• zadovoljstvo študentov, predavateljev in drugih zaposlenih,
• zadovoljstvo partnerjev in zunanjih zainteresiranih skupin ter
• uspešnost opravljenih projektov.

na vrh ^

Dokumentacija sistema vodenja kakovosti

Dokumentacija sistema vodenja kakovosti je razdeljena v štiri nivoje glede na to, ali se njena vsebina nanaša na celoten zavod, na posamezno organizacijsko enoto ali na posamezen segment v sistemu organizacijske enote.

Dokumentacija je lahko:

• zunanja – zakonski predpisi, ki jih določa država in se nahajajo na spletnih straneh pristojnih ministrstev, uradov in na spletni strani Antusa – spletni dostop imajo vsi zaposleni;
• notranja – interni pravilniki zavoda, ki jih v posebnem registru hrani direktor zavoda, določajo medsebojne odnose in odgovornosti med zaposlenimi;
• pogodbe (določajo medsebojne obveznosti med zavodom VŠGI (naročnikom) in zunanjimi uporabniki (izvajalci)) – hranijo se v treh izvodih, en izvod je v posebnem registru v pisarni dekana VŠGI, drugi v računovodstvu, tretji izvod pripada izvajalcu.

Vsi šolski pravilniki, sklepi in pogodbe morajo vsebovati datum in način sprejema dokumenta ter žig šole in podpis dekana. Ostala dokumentacija (interni dokumenti) nastaja po potrebi vsako leto sproti in jo mora pred uporabo odobriti senat.

Dokumenti se hranijo v računalniški obliki na namizju računalnika, do katerega imajo dostop samo delavci šole. Dokumenti v pisni obliki se hranijo v mapah v tajništvu, referatu za študentske zadeve in pisarni dekana VŠGI.

na vrh ^

Poslovnik kakovosti

Poslovnik kakovosti VŠGI je sistematičen dokument, ki opisuje sistem vodenja kakovosti in je dostopen vsem zaposlenim na VŠGI. Izvirnik hrani direktor zavoda, po en izvod imata dekan in predsednik Komisije za kakovost, en izvod pa se hrani v referatu za študentske zadeve. Struktura poslovnika povzema poglavja Standarda ISO 9001.

Odgovorna oseba za pripravo in vzdrževanje poslovnika kakovosti je dekan. Vsebino, predloge sprememb in dopolnitev poslovnika obravnava in potrjuje senat. Odobren izvod poslovnika podpiše in hrani direktor. Poslovnik kakovosti lahko služi tudi v pravne namene.

na vrh ^

Obvladovanje dokumentov in podatkov

Razdelek Obvladovanje dokumentov in podatkov določa ravnanje in odgovornosti, ki so vezane na nastanek, kontrolo, odobritev, razdelitev in vodenje sprememb podatkov in dokumentov sistema vodenja. Dokumente in podatke obvladujemo po sistemu, ki zagotavlja, da so veljavni, pravilni in popolni, da je jasna dostopnost in seznanjenost z dokumenti in podatki.

Dekan VŠGI je odgovorna oseba za pripravo navodil in internih pravilnikov, veljavnih za VŠGI, ter obrazcev, vezanih na izvajanje določenih navodil ali študijskega procesa. Vsi odobreni dokumenti so shranjeni v pisarni dekana.

Delo VŠGI je povezano z vrsto zakonskih aktov in pravilnikov. Spremljanje in posredovanje je zagotovljeno z rednim pregledovanjem vsebinskega pregleda uradnih listov in okrožnic pristojnih ministrstev, ki ga izvajajo ustrezne strokovne služne po navodilih dekana.

Profesorji, ostali pedagoški delavci, referent za študentske zadeve, organizator informativne dejavnosti in ostali zaposleni spremljajo spremembe zakonodaje s svojega delovnega področja in so odgovorni za njihovo pravilno izvajanje. Direktor preverja, ali se zakonodaja, predpisi in navodila okrožnic učinkovito izvajajo.

Zaposleni, ki uradujejo z določenimi dokumenti, so dolžni dokumente hraniti na način, ki preprečuje sleherno poškodovanje, spreminjanje, uničenje ali odtujitev dokumenta. Vsi zapisi so označeni z imenom zapisa, datumom nastanka in podpisom odgovorne osebe.

na vrh ^

Spreminjanje dokumentov

Predloge spremembe dokumenta ali obrazca lahko dekanu posredujejo zaposleni in študenti. Dekan po presoji poskrbi za izvedbo sprememb. S podpisom odobren dokument hrani direktor. Odgovorna oseba za sprotno ažuriranje in odstranitev neveljavnih dokumentov iz uporabe (tudi dokumentov na spletni strani) je vodja referata za študentske zadeve.

na vrh ^

Analize merjenja kakovosti in izboljšave

VŠGI v postopkih poteka procesov izvaja in zagotavlja nadzor in merjenje učinkovitosti posameznih procesov. Z notranjimi presojami in vodstvenim pregledom ugotavlja skladnost in učinkovitost sistema kakovosti in išče priložnosti za njegovo izboljševanje. Zadovoljstvo vseh udeležencev v delovanju zavoda spremljamo posredno in neposredno. Posredno z obdelavo podatkov skozi aktivni pristop z anketiranjem, neposredno pa preko razgovora. Podatki nam služijo kot osnova za poglobljeno analizo in določitev korektivnih ali preventivnih ukrepov. Tako izsledki anket o obremenitvi študentov služijo senatu VŠGI pri nadaljnjem razporejanju kreditnih točk med študijskimi obveznostmi.

Nadzor nad izvajanjem procesov poteka po naslednjem planu: